Funktionsrufnummern

Funktionsrufnummern sind nicht-personalisierte Rufnummern, wie sie im Allgemeinen für Sekretariate vergeben werden.
Sie werden aber (im Unterschied zu Raumrufnummern) NICHT am Telefon angemeldet.
Funktionsrufnummern sind an eine Funktionsmailbox gekoppelt (die Nutzer der Funktionsrufnummer haben aber nicht automatisch auch Rechte auf die Funktionsmailbox – falls das gewünscht ist, müssen die Rechte wie unter Berechtige hinzufügen beschrieben zusätzlich vergeben werden).
Sobald sich jemand mit einem für eine Funktionsrufnummer berechtigten JGU-Account bei Skype for Business anmeldet, erhält er zusätzlich zu den Anrufen für seine eigene, persönliche Rufnummer auch Anrufe für die Funktionsrufnummer. Außerdem kann er für jeden eigenen Anruf entscheiden, ob dieser von der persönlichen Rufnummer oder von der Funktionsrufnummer ausgehen soll. Für Skype entspricht das einer Stellvertretung - der berechtigte Nutzer ist Stellvertreter der Funktionsrufnummer.

Wenn Sie diese Anleitung lesen, sollte bei Ihnen bereits eine entsprechende Funktionsmailbox inklusive Funktionsrufnummer vorliegen.
Sollte das nicht der Fall sein:
1. Das Formular, um eine Funktionsmailbox zu beantragen, finden Sie hier:
→ Funktionsmailbox beantragen

2. Um eine Funktionsrufnummer zu der Funktionsmailbox zu beantragen, schreiben Sie eine formlose Mail an die Hotline (hotline@zdv.uni-mainz.de). Nennen Sie uns die Adresse der Funktionsmailbox, zu der eine Funktionsrufnummer eingerichtet werden soll.

Wenn eine Funktionsmailbox mit Funktionsrufnummer bereits existiert, sollten Sie diese als erstes (falls nicht bereits geschehen) für die berechtigten Personen in Outlook einbinden.

Eine Anleitung dazu finden Sie hier: → Funktionsmailbox einrichten

Nutzer, die Anrufe für die Funktionsrufnummer erhalten und selbst im Namen der Funktionsrufnummer Gespräche führen sollen, werden folgendermaßen eingerichtet:

→ https://account.uni-mainz.de

Wählen Sie links den Punkt Berechtigungen.  Sollten Sie über die nötigen Berechtigungen verfügen, finden Sie die Zugriffsgruppen der Funktionsmailbox unter „Berechtigungen verwalten“. Andernfalls wenden Sie sich an den/die VerwalterIn der Funktionsmailbox.

Klicken Sie auf Telefonieberechtigte, geben Sie im Feld Personensuche den Namen oder Benutzernamen der zu berechtigenden Person ein (wenn mehrere JGU-Accounts mit demselben Namen angezeigt werden, markieren Sie den gewünschten) und klicken Sie dann auf Benutzer hinzufügen.

Damit wird der hinzugefügte JGU-Account als aktiver Stellvertreter der Funktionsrufnummer eingesetzt und erhält die Anrufe für die Funktionsrufnummer zusätzlich zu den Anrufen für seine eigene Rufnummer.

Wenn man zwei Arbeitsstellen hat (z.B. Doppelbeschäftigung in zwei Sekretariaten):

Personen mit einer Doppelbeschäftigung müssen für beide Funktionsmailboxen als Verwalter/innen der Funktionsmailbox eingetragen sein. Sie müssen sich dann bei der Anmeldung am Rechner unter https://account.uni-mainz.de einloggen und sich jeweils selbst aus der einen Mailbox austragen (Berechtigungen zurückziehen für Telefonie), damit die Anrufe für diese Mailbox nicht ankommen und für die aktive Mailbox berechtigen (damit Anrufe ankommen).

Anrufbeantworter für die Funktionsrufnummer

• Der Anrufbeantworter für eine Funktionsrufnummer muss erstmalig vom ZDV eingerichtet werden.
• Wenn Sie die Ansage ändern möchten (max. 200 Zeichen) wenden Sie sich direkt an telefonie@uni-mainz.de
• Sie erhalten Nachrichten zu verpassten Anrufen nur, wenn Sie einen Anrufbeantworter aktiviert haben.

Um in Skype for Business Anrufe ausgehend von der Funktionsrufnummer zu tätigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Wählen Sie im Hauptfenster den Kontakt aus, den Sie anrufen möchten - entweder aus Ihrer Kontaktliste oder indem Sie die Nummer/den Namen in die Suchzeile eingeben. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf den Kontakt und wählen Sie Anrufen. Aus dem Kontextmenü können Sie jetzt wählen, ob sie für sich selbst oder für eine Funktionsrufnummer bzw. als Stellvertretung anrufen wollen.

 

Auch wenn Sie an einem VVX 501 angemeldet sind, ist das Anrufen als Funktionsrufnummer oder Stellvertreter möglich:

Grundvoraussetzung ist natürlich, dass der angemeldete Nutzer die Berechtigung auf eine Funktionsrufnummer hat. Dann wird auf dem Startbildschirm eines VVX-Telefons neben dem Namen des angemeldeten Nutzers auch die Funktionsrufnummer angezeigt (außerdem die Namen von Personen, deren Stellvertreter der angemeldete Nutzer ist).

1: Um jemanden im Namen der Funktionsrufnummer anzurufen, tippen Sie auf den Startbildschirm lange auf den Namen der Funktionsrufnummer.

2: Es werden Ihnen nun die Kontaktinformationen für die Funktionsrufnummer angezeigt. Tippen Sie auf "Im Auftrag".

3: Nun haben Sie die Möglichkeit, zwischen Tastenfeld (Dialpad), Kontakte (Contacts) und Historie (Recent) zu wählen. Tippen Sie auf "Contacts", um in die Adressbuchsuche zu gelangen.

4: Tippen Sie im folgenden Fenster auf "Suchen".

5&6: Nun können Sie ganz normal einen Namen oder eine Nummer eingeben. Es werden Ihnen die Ergebnisse aus dem Uni-Adressbuch angezeigt (5). Wählen Sie den Kontakt aus, den Sie im Namen der Funktionsrufnummer anrufen möchten (6).

Beim Angerufenen sieht der Anruf folgendermaßen aus (die beiden folgenden Anzeigen erscheinen im Wechsel):

Das nachfolgende Video ist für Sie interessant, wenn...

• Sie an verschiedenen Einrichtungen der Universität beschäftigt sind.
• Sie über eine Funktionsrufnummer an Ihrem jeweiligen Arbeitsplatz erreichbar sein sollen.