Mitarbeitende

Häufige Fragen zu Skype for Business

Standardmäßig wird bei Skype for Business kein Besetztzeichen geschaltet. Das heißt, ein Anrufer, mit dem Sie sich nicht gegenseitig in den Kontakten hinzugefügt haben, erhält keine Information darüber, dass Sie gerade telefonieren. Sollten Sie ein Besetztzeichen wünschen, können Sie dies auf der Seite
https://account.uni-mainz.de selbst einstellen: Aktvieren Sie unter dem Menüpunkt Features das Feature Skype: Besetzt, wenn besetzt. 

Anrufer während eines laufenden Gesprächs erhalten dann einen Hinweis.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie eine aktive Stellvertreterregelung haben (Ihre ankommenden Gespräche also z.B. vom Sekretariat entgegengenommen werden), sollten Sie das Besetztzeichen de aktivieren, da sonst Gespräche nicht mit Rückfrage durchgestellt werden können!

Wenn Ihr Skype for Business am PC oder die App für Mobilgeräte (Android oder Apple iOS) bei der Anmeldung nach Anmeldeadresse, Benutzernamen und Passwort fragt:

In einigen Fällen sind Anmeldeadresse und Benutzername unterschiedlich. Sie können das herausfinden, indem Sie auf der Seite https://account.uni-mainz.de nachschauen:

Unter dem Menüpunkt Ihr Benutzerkonto wird Ihr Benutzername und die Skype-Anmeldeadresse aufgeführt.

Abhängig von dem Gerät, auf dem Sie sich anmelden, übernehmen Sie entsprechenden Angaben in das Skype-Anmeldefenster - Achtung, dabei gibt es "Stolperfallen"! -> weitere Hinweise

Auf der Registerkarte Kontakte auf das (+)-Symbol ganz rechts klicken, dann Externe Kontakte wählen und Skype auswählen. Im folgenden Fenster müssen Sie eine "Chatadresse" angeben:

Dabei muss unterschieden werden:

1. Der externe Skype-Account ist mit einem Microsoft-Account verknüpft

In diesem Fall muss die Chatadresse in folgender Form angegeben werden:

name(example.com)@msn.com

Das heißt, wenn der Microsoft-Account des Kontakts beispielsweise bob@contoso.com lautet, ist die einzugebende Adresse bob(contoso.com)@msn.com

2. Der externe Skype-Account ist  nicht mit einem Microsoft-Account verknüpft, es gibt nur eine Skype-ID (ohne @domain.net)

In diesem Fall muss die Chatadresse in folgender Form angegeben werden:

skypeid@skypeids.net 

Beispiel: Der externe Kontakt hat die Skype-ID bob123. Die Chatadresse, mit der man ihn hinzufügt, lautet dann bob123@skypeids.net.

 

Wenn Sie bei verpassten Anrufen künftig keine Benachrichtigungen per Mail erhalten möchten, können Sie diese de aktivieren.

Loggen Sie sich im Outlook Web Access ein und rufen Sie den Punkt Benachrichtigungen im  Konfigurationsmenü auf.
(Optionen → Allgemein → Voicemail → Benachrichtigungen)
Entfernen Sie das Häkchen bei Bei verpasstem Anruf E-Mail an meinen Posteingang senden und speichern Sie die Einstellung.

Normalerweise ändert sich Ihr Online-Status entsprechend Ihrem Outlook-Terminkalender. Wenn Sie einen Termin haben, der auf "Beschäftigt" eingestellt ist, wird auch in Ihrem Online-Status in Skype "Beschäftigt" angezeigt.

Wenn Sie nicht wünschen, dass Termine aus Ihrem Kalender Ihren Skype Online-Status beeinflussen, können Sie dieses Verhalten in den Skype-Optionen abschalten:

Auf der Karte Persönliche Einstellungen entfernen Sie das Häkchen bei Eigene Anwesenheitsinformationen anhand meiner Kalenderinformationen aktualisieren.

Falls Ihr Telefon Sie zur Eingabe einer Konferenz-Einwahl-PIN auffordert, können Sie diese folgendermaßen setzen (oder auch neusetzen):

Im Hauptfenster von Skype for Business klicken Sie auf den Reiter Telefon (das Tastenfeld-Symbol). Dort finden Sie unterhalb des Tastenfelds den Link PIN. Klicken Sie darauf und folgen Sie den weiteren Anweisungen auf der Seite, zu der Sie verbunden werden (Anmelden

Falls Sie eine Version von Skype for Business verwenden, bei der dieser Link nicht vorhanden ist, oder gar keinen Skype for Business-Client verwenden, können Sie die Seite zum Neusetzen der Konferenzeinwahl-PIN auch direkt mit einem Webbrowser aufrufen, indem Sie die folgende Seite öffnen:

https://conference.uni-mainz.de/dialin

Klicken Sie dort auf Anmelden (melden Sie sich ggf. mit Ihrem JGU-Account an), klicken Sie dann auf "PIN zurücksetzen" und folgen Sie den Anweisungen. Die neugesetzte PIN ist Ihre Konferenz-Einwahl-PIN.

Richten Sie eine Teamanrufgruppe ein, landen an Sie gerichtete Anrufe nicht nur bei Ihnen, sondern auch bei Ihrer Teamanrufgruppe. Alle Mitglieder der Teamanrufgruppe können den Anruf also entgegennehmen. Dies ist besonders sinnvoll, wenn Sie alle im gleichen Bereich arbeiten und mögliche Anfragen bearbeiten können. Um eine Teamanrufgruppe zu erstellen, müssen sie die gewünschten Mitglieder gegenseitig in die Kontaktlisten bei Skype for Business hinzufügen. Ist dies der Fall, befolgen Sie folgende Schritte:

1. Wählen Sie im Skype for Business Hauptfenster den Menüpunkt Optionen aus.

2. Wählen Sie in der Navigation auf der linken Seite Anrufweiterleitung aus.

3. Wählen Sie den Punkt Gleichzeitig anrufen aus.

4. Stellen Sie im Auswahlmenü Meine Teamanrufgruppe ein. Es öffnet sich ein Fenster.

5. Klicken Sie auf Hinzufügen. Es öffnet sich erneut ein Fenster.

6. Geben Sie im Suchfeld den Namen oder die Nummer der gewünschten Mitarbeiter ein.

7. Wählen Sie aus der Liste den Kontakt aus, den Sie zu Ihrer Teamanrufgruppe hinzufügen möchten.

8. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit OK. Wiederholen Sie diesen Vorgang mit allen weiteren Mitarbeitern, die Sie zur Teamanrufgruppe hinzufügen möchten.

9. Bestätigen Sie im vorherigen Fenster erneut mit OK.

10. Hier können Sie auch in Zukunft die Teamanrufgruppe bearbeiten.

11. Bestätigen Sie die eingerichtete Teamanrufgruppe mit OK.

Im Hauptfenster befindet sich die Teamanrufgruppe nun als neue Kontaktgruppe. Ihre Anrufe werden nun auch bei Ihrer Teamanrufgruppe eingehen. Derjenige, der zuerst abnimmt, führt den Anruf und auch nur bei dieser Person taucht der Anruf anschließend in der Anrufliste auf.

 

Wenn mehrere Personen gleichzeitig an einem Rechner angemeldet sind (Benutzerwechsel), kann es zu Gesprächsabbrüchen kommen. Bis eine Lösung für dieses Problem gefunden sein wird, sollten Sie sicherstellen, dass immer nur ein Benutzer an einem PC angemeldet ist. Führen Sie beim Benutzerwechsel immer eine vollständige Abmeldung aus, statt den Rechner einfach zu sperren.
Wenn Sie keine Einstellung bei Skype for Business (z.B. gleichzeitiges Anrufen, Anrufweiterleitung oder Stellvertretung) vorgenommen haben, wird der Anruf sofort abgelehnt.

Sie können sich eine Benachrichtigung über verpasste Anrufe via E-Mail einrichten, indem Sie den Anrufbeantworter mindestens für 30 Minuten einschalten und in den Optionen von Skype for Business unter dem Menüpunkt "persönliche Einstellungen" einen Haken setzen bei "Aufgezeichnete Unterhaltungen speichern".

Auch in Zeiten in denen ein Termin im persönlichen Kalender eingetragen ist, werden Anrufe abgewiesen oder sofort umgeleitet, wenn die Option "Eigene Anwesenheitsinformationen anhand meiner Kalenderinformation aktualisieren" angehakt ist.

Wenn Ihr PC über eine Internetverbindung verfügt, ist die Nutzung von Skype for Business möglich, indem Sie sich mit Ihrer SfB-Anmeldeadresse (in der Regel wie Ihr JGU-Account) in dem Programm anmelden.
Das De aktivieren ist nicht vorgesehen. Aber weiterleiten oder gleichzeitig klingeln lassen können die Nutzenden sich selbst einrichten. Unter Umständen müssen Sie sich einmal an einem Windows-PC einloggen und die Anrufweiterleitung dort einrichten. Die gesetzten Anrufweiterleitungen werden in den zentralen Servern gespeichert und beachtet,auch nach dem Ausloggen aus dem Windows-PC.
Die Anrufübernahme ist mit Skype for Business nicht mehr möglich. Stattdessen wird die Einrichtung von Stellvertretungen oder Teamgruppen empfohlen.
Sie können jederzeit eine Anrufweiterleitung in Skype for Business einrichten. Dies müssen Sie allerdings persönlich in die Wege leiten, eine Umschaltung durch Andere ist nicht mehr möglich. Auch hier bietet die Einrichtung von Stellvertretungen bzw. Teamanrufgruppe eine stabile Lösung.

Steht eine Anlage zum Herunterladen zur Verfügung, wird
neben dem Präsentieren-Icon ein orangener Punkt
eingeblendet.

 

Im Kontextmenü findet sich der Punkt „Inhalte
verwalten“.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Anschließend lässt sich die Anlage über die drei Punkte abspeichern.

 

 

 

 

 

 

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E-Mail-Adresse mit Vorname und Nachname

Mit dem JGU-Account haben Sie automatisch eine E-Mail-Adresse der Form benutzername@uni-mainz.de bzw. benutzername@students.uni-mainz.de. 

In den meisten Fällen ist der Benutzername aber nicht identisch mit dem Namen. Sie haben die Möglichkeit, eine weitere E-Mail-Adresse selbst einzutragen (und auch wieder zu löschen).

Ein solcher E-Mail-Alias kann wie Ihre normale E-Mail-Adresse zum Empfangen und Versenden von E-Mails verwendet werden. E-Mails, die an die ursprüngliche Adresse geschickt werden, kommen weiterhin an, der E-Mail-Alias ist nur eine zusätzliche Adresse für dieselbe Mailbox.

In der Regel werden für E-Mail-Aliasse E-Mail-Adressen der Form Vorname.Nachname@uni-mainz.de bzw. @students.uni-mainz.de verwendet, zum Beispiel: Johannes.Gutenberg@uni-mainz.de.

Über folgende Schritte können Sie Ihren Anzeigenamen ändern, sowie einen E-Mail-Alias selbst eintragen oder bearbeiten:

Anzeigename ändern 

  1. Klicken Sie links oben auf der Seite auf Mein Account.
  2. Wählen Sie unter Persönliche Daten → Anzeigename (E-Mail) über das graue Stift-Symbol Ihren neuen Namen und ggf. Titel aus → Speichern.

E-Mail-Alias ändern

  1. Klicken Sie links oben auf der Seite auf E-Mail & Telefon.
  2. Wählen Sie unter Primäre E-Mail-Adresse über das grüne Plus-Symbol einen passenden E-Mail-Alias aus, der Ihren neuen Namen enthält → Speichern.
  3. Anschließend über das graue Stift-Symbol einen E-Mail-Alias auswählen, der künftig in E-Mails Ihre Absender-Adresse werden soll → Speichern.

 

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Polycom-Telefon CX 600: Telefon zurücksetzen

Mit den folgenden Schritten können Sie das Telefon zurücksetzen bzw. alle Benutzerdaten auf dem Telefon löschen (das kann beispielsweise notwendig sein, wenn der Mitarbeiter, der zuletzt auf dem Telefon angemeldet war, ausgeschieden ist).

Wichtig: Speichern Sie zur Sicherheit alle offenen Dateien in laufenden Programmen. Beim Zurücksetzen des Telefons wird die Netzwerkverbindung vorübergehend ausfallen (und anschließend automatisch wiederhergestellt). 

Melden Sie sich bei Skype for Business auf dem verbundenen PC ab.

Foto: Unterseite Telefon

 

  1. Ziehen sie das Netzwerkkabel aus dem Telefon. (Das ist das Kabel, das zur Netzwerkdose in der Wand bzw. zum Switch geht - darüber bekommt das Telefon auch seinen Strom). Das Telefon geht aus.
  2. Jetzt ist etwas Akrobatik erforderlich: Drücken Sie gleichzeitig die Tasten  * (Sternchen) und # (Raute) am Telefon. Bitte halten Sie die Tasten gedrückt und stecken Sie das Kabel wieder ein, während Sie die Tasten noch weiter gedrückt halten, bis die folgende Abfrage erscheint:
  3. Auf dem Telefon erscheint folgende Abfrage: The operation you have requested will erase all user-created data. Do you want to continue? Nun können Sie die beiden Tasten wieder loslassen.
    Drücken Sie die Taste unterhalb des "Yes". Das Telefon startet neu. Nach kurzer Zeit werden Sie aufgefordert, die Taste zwischen den Pfeiltasten (rechts neben dem Display) zu drücken. Danach können Sie über die Pfeiltasten Ihre Sprache auswählen (Bestätigen wieder mit der Taste zwischen den Pfeiltasten).
  4. Wenn das Telefon mittels USB-Kabel an einem PC angeschlossen ist, fordert es Sie auf, sich bei Lync/Skype for Business anzumelden. Starten Sie Skype for Business auf dem verbundenen PC (falls noch nicht geschehen) und melden Sie sich an - Sie werden dann zweimal nach Ihren Benutzerdaten gefragt.
  5. Jetzt folgen dieselben Schritte, die bei der ersten Einrichtung des Telefons zu durchlaufen sind - Zeitzone auswählen usw., eine Anleitung dazu finden Sie unter dem folgenden Link: Telefon einrichten (PDF). Dabei vergeben Sie auch eine eigene PIN zum Entsperren.
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Drucker hinzufügen

Den ZDV-Drucker hinzufügen

Wenn der Drucker mit dem Namen \\jgu-ps-1.zdv.net\Drucken in der Liste Ihrer verfügbaren Drucker nicht auftaucht, müssen Sie ihn manuell hinzufügen. Das folgende Verfahren sollte in allen aktuellen Windows-Versionen funktionieren. Voraussetzung ist, dass sich Ihr Rechner in der Domäne oder im WLAN der Universität befindet oder mittels VPN verbunden ist.

Tippen Sie auf der Tastatur die Windows-Taste (die Taste mit dem Fähnchen/Fenster links unten auf der Tastatur).

 

 

 

 

 

 

 

Schreiben Sie dann ins Eingabefeld Drucker (Benutzer von Windows 8 oder höher haben zuerst kein Eingabefeld und tippen einfach drauflos). Das weitere Vorgehen finden Sie im Folgenden für Windows 10 und Windows 8 beschrieben:

Dann wird Ihnen die Auswahlmöglichkeit "Drucker & Scanner" (Systemeinstellungen) angezeigt. Klicken Sie darauf.

Anschließend öffnet sich ein neues Fenster.


Klicken Sie dort auf das Symbol + (Drucker & Scanner hinzufügen).

Anschließend werden alle bereits verfügbaren Drucker und Scanner gelistet:

Klicken Sie hier (ganz unten, unterhalb der Liste aller Scanner und Drucker) auf 'Der gewünschte Drucker ist nicht gelistet'. Ein weiteres Fenster öffnet sich:

Dort setzen Sie den Auswahlpunkt bei Freigegebenen Drucker über den Namen auswählen. In das Feld daneben schreiben Sie:

\\jgu-ps-1.zdv.net\Drucken

Klicken Sie dann auf Weiter. Die Installation der Treiber dauert jetzt einen Augenblick, dann erscheint die Meldung: Drucken an jgu-ps-1.zdv-net wurde erfolgreich hinzugefügt.

Klicken Sie wieder auf Weiter. Sie haben jetzt noch die Möglichkeit, zu entscheiden, ob der gerade eingerichtete Drucker als Standarddrucker festgelegt werden soll. Standarddrucker bedeutet Vorauswahl - der Drucker, der zuerst ausgewählt ist, wenn Sie in einem Programm den Druckbefehl geben.

Klicken Sie zum Schluß auf Fertig stellen. Damit ist der Drucker installiert.


 

 

 

 

 

Das Eingabefeld mit der Auswahlmöglichkeit Geräte und Drucker unter Windows 8.

Dann wird Ihnen die Auswahlmöglichkeit "Geräte und Drucker" angezeigt. Klicken Sie darauf. Das zugehörige Fenster öffnet sich:

Klicken Sie hier auf Drucker hinzufügen (1). Ein weiteres Fenster öffnet sich. Dort klicken Sie auf Der gesuchte Drucker ist nicht aufgeführt (2).

Im nächsten Fenster setzen Sie den Auswahlpunkt bei Freigegebenen Drucker über den Namen auswählen. In das Feld daneben schreiben Sie:

\\jgu-ps-1.zdv.net\Drucken

Klicken Sie dann auf Weiter. Die Installation der Treiber dauert jetzt einen Augenblick, dann erscheint die Meldung: Drucken an jgu-ps-1.zdv-net wurde erfolgreich hinzugefügt.

Klicken Sie wieder auf Weiter. Sie haben jetzt noch die Möglichkeit, zu entscheiden, ob der gerade eingerichtete Drucker als Standarddrucker festgelegt werden soll. Standarddrucker bedeutet Vorauswahl - der Drucker, der zuerst ausgewählt ist, wenn Sie in einem Programm den Druckbefehl geben.

Klicken Sie zum Schluß auf Fertig stellen. Damit ist der Drucker installiert.

Hinweis: Diese Anleitung gilt in erster Linie für Rechner, die sich in PC-Pools oder an Arbeitsplätzen innerhalb der Domäne befinden. Grunudsätzlich können Sie den ZDV-Drucker aber auch auf Ihrem privaten PC (Notebook im WLAN oder PC mit VPN zuhause) hinzufügen.

Drucker auf einem privaten PC hinzufügen

Öffnen Sie das Startmenü und suchen Sie das Programm Ausführen.
Starten Sie das Programm und geben Sie den Druckernamen \\jgu-ps-1.zdv.net\Drucken in die Eingabezeile ein.
Bestätigen Sie die Eingabe. Sie werden nun nach Benutzernamen und Passwort Ihres JGU-Accounts gefragt.
Geben Sie Ihren Benutzernamen in der Form uni-mainz\benutzername an.

Falls ein anderer lokaler Nutzer eingetragen ist, klicken Sie auf weitere Optionen und
geben Sie den korrekten Benutzernamen wie oben geschildert ein.


Anleitungen für Nicht-Windows-Betriebssysteme finden Sie jeweils unter den betriebssystemspezifischen Sammlungen:

  Mobilgeräte mit Android oder Apple iOS
Rechner mit macOS-Betriebssystem

Rechner mit Unix-Betriebssystem

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Preise für Drucken und Kopieren

Ab 1.1. 2023 gelten die folgenden Preise für Ausdrucke und Kopien an den öffentlichen, vom ZDV betriebenen Druckern und Kopierern:

 

A4A3 Scannen (A4, A3)
schwarz/weiß4 Cent8 Cent1 Cent
Farbe18 Cent36 Cent1 Cent
  1. Scannen bis DIN A3
  2. Posterdruck / Roll-Up
  3. Expressauftrag Poster
  4. Poster Mehrfachdruck-Rabatte
  5. Laminieren/ Bindung
  6. Visitenkarten

Scannen bis DIN A3

An allen Druckern/Kopierern, die Scannen können: 0,01 €/ Scan (A3/A4, s/w, Farbe)

 

Posterdruck / Roll-Up

Format  Normalpapier

Fotopapier/

Synthetic-Paper

 

Fahnenstoff/

Selbstklebefolie

 
 DIN A2   5,00 €   6,00 €   8,00 €
 DIN A1   8,00 € 11,00 € 14,00 €
 DIN A0  15,00 € 20,00 € 25,00 €
 Sonderformat  15 €/ m² 20 € / m² 25 € / m²

 

Poster schneiden Überlängen-Aufschlag:

1,6 m bis 2,5 m Posterlänge + 2,50 €
 ab 2,5 m Posterlänge wird nicht beschnitten, nach Absprache

 

Hinweis: Die Poster werden bis zu drei Monate aufbewahrt. Wenn Sie diese nicht abholen, werden die Poster nach 3 Monaten vernichtet. Die entstandenen Kosten werden den Auftraggeber:innen in Rechnung gestellt.

 

Roll-Up:

85 x 200 cm 100 x 200 cm
Roll-Up-Druck & Ständer kaufen 110,00 € 125,00 €
Roll-Up-Druck  50,00 € 55,00 €
Roll-Up-Druck & Ständer ausleihen    62,00 € 70,00 €

Expressauftrag Poster

Format  Normalpapier

Fotopapier/

Synthetikpapier

 

Fahnenstoff/

Selbstklebefolie

 
 DIN A2 15,00 € 16,00 € 18,00 €
 DIN A1 18,00 € 21,00 € 24,00 €
 DIN A0 25,00 € 30,00 € 35,00 €
 Sonderformat 25 €/ m² 30 € / m² 35 € / m²

Hinweis: Die Poster werden bis zu drei Monate aufbewahrt. Wenn Sie diese nicht abholen, werden die Poster nach 3 Monaten vernichtet. Die entstandenen Kosten werden Ihnen (der auftraggebenden Person) in Rechnung gestellt.

Poster Mehrfachdruck-Rabatte

Beim Posterdruck gelten für Mehrfachdrucke einer Datei folgende Sonderpreise:

Format 1 Exemplar ab 4 Exemplare ab 10 Exemplare
Normalpapier DIN A0 15,00 € 12,00 € 9,00 €
Normalpapier DIN A1 8,00 € 6,50 € 5,00 €
Normalpapier DIN A2 5,00 € 4,50 € 3,50 €
Fotopapier/Synthetic-Paper DIN A0 20,00 € 17,00 € 14,00 €
Fotopapier/Synthetic-Paper DIN A1 11,00 € 9,50 € 7,50 €
Fotopapier/Synthetic-Paper DIN A2 6,00 € 5,00 € 4,00 €

Hinweis: Die Poster werden bis zu drei Monate aufbewahrt. Wenn Sie diese nicht abholen, werden die Poster nach 3 Monaten vernichtet. Die entstandenen Kosten werden den Auftraggeber:innen in Rechnung gestellt.

 

Laminieren/ Bindung

Format Preis
Heißleimbindung von Diplom-/ Doktorarbeiten usw. DIN A4   1,50 €
Laminieren (Kleinformat) DIN A4
DIN A3		   1,00 €
2,00 €
Laminieren (Großformat)
inkl. schneiden		 DIN A0
DIN A1
DIN A2
Sonderformat		 15,00 €
9,00 €
6,00 €
15 €/ m²

 

Mehr erfahren: Heißleimbindung/Softcover-Bindung für alle Abschlussarbeiten

Visitenkarten

100 Stk. einseitig bedruckt  12,50 €
100 Stk. beidseitig bedruckt  17,50 €

 

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Am Drucker/Kopierer abmelden

Je nachdem, ob Sie gerade etwas ausgedruckt oder kopiert haben, ist die Abmeldung etwas unterschiedlich. Es ist aber wichtig, dass Sie sich abmelden, andere Nutzer können sonst auf Ihre Kosten kopieren. Zwar werden Sie nach einer gewissen Zeit automatisch abgemeldet, aber das könnte zu spät sein!

Grundsätzlich gilt:
Vom Kopieren meldet man sich mit den "echten" Tasten ab, vom Drucken über das Display. 

Abmelden vom Kopieren:

Drücken Sie den Abmelden-Button rechts über der Zahlentastatur:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Abmelden vom Drucken:

Tippen Sie auf die Abmelden-Schaltfläche auf dem Display:

 

 

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Multi-User-Cards (für Institute)

Normalerweise gilt auch für Mitarbeiter von Instituten: Jedem berechtigten Benutzer wird das entsprechende Abrechnungsobjekt/Kostenstelle (ggf. auch mehrere) zugeordnet. Der Benutzer hat seine individuelle ID-Karte und kann das Bezahlsystem mit allen Vorteilen nutzen, u.a. Drucken auf den öffentlichen Geräten, Einsicht in alle eigenen Druck- und Kopiervorgänge, flexibler Kontenwechsel usw.

In einigen Fällen ist es dennoch erwünscht, dass Kopierkarten gemeinschaftlich genutzt werden, also beispielsweise im Sekretariat hinterlegt sind und dort ausgeliehen und zurückgegeben werden.

Für solche Fälle gibt es die Möglichkeit, eine Multi-User-Card zu beantragen.
Diese Karten sind von uns dann bereits vorkonfiguriert, d.h. fest mit einer PIN und einem Abrechnungsobjekt/Kostenstelle verbunden. Ein Verwalter wird von uns für diese Karten eingetragen und hat die Verantwortung für die Karten.

Mit Multi-User-Cards ist das Drucken auf öffentlichen Geräten nicht möglich. Das Druck- und Kopiercenter kann nicht genutzt werden und die Nutzer dieser Karten können nicht selbst die damit getätigten Vorgänge einsehen. Das kann nur derjenige, der für die Karten als Verwalter eingetragen ist. Scan2Seafile kann mit einer Multi-User-Card ebenfalls nicht durchgeführt werden. Dafür benötigen Sie persönliches Druck- und Kopierkonto.

Den Antrag für Multi-User-Cards finden Sie HIER.

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Hinweise zum Drucken und Kopieren für Beschäftigte

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der JGU können auf den öffentlichen Druckern/Kopierern dienstlich drucken und kopieren. Zur Abrechnung wird über den ZDV-Shop umgebucht bzw. Rechnungen gestellt (für Beschäftigte der Unimedizin).

Das Abrechnungsobjekt/die Kostenstelle ist Ihrem JGU-Account zugeordnet. Um sich am Kopierer anzumelden, benötigen Sie eine ID-Karte+PIN. Das ist im Grunde genauso, als würden Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort eingeben, es geht aber viel schneller.

Abbildung: Abrechnungsobjekt/Kostenstelle wird dem JGU-Account zugeordnet. Die Karte dient zur Identifikation.
Das Abrechnungsobjekt/die Kostenstelle ist Ihrem JGU-Account zugeordnet. Um sich am Kopierer anzumelden, benötigen Sie eine ID-Karte+PIN.

 

Jeder Benutzer kann mehrere Konten haben: Eines für einbezahltes Guthaben und ein oder mehrere Abrechnungsobjekte/Kostenstellen. Welches Konto belastet werden soll (das einbezahlte Guthaben oder ein dienstliches Konto), kann der Benutzer unter https://drucken.zdv.net/abrechnungskonto jederzeit selbst einstellen. Einmal dort eingestellt, gilt die gewählte Einstellung für das Drucken und Kopieren so lange, bis eine andere Einstellung getroffen wird!

Bitte beachten Sie: Als Standard ist zunächst immer das einbezahlte Guthaben ausgewählt!

Für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

1. Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stellen einen Antrag auf dienstliches Drucken/Kopieren, um erstmalig ein Abrechnungsobjekt/Kostenstelle zum Kopieren zuordnen zu lassen. Link zum Antrag

2. Stellen Sie vor der ersten Nutzung sicher, dass das richtige Konto (Abrechnungsobjekt/Kostenstelle) ausgewählt ist: https://drucken.zdv.net/abrechnungskonto

3. Ordnen Sie vor der ersten Nutzung an einem Serviceterminal Ihrem JGU-Account eine ID-Karte+PIN zu, um sich an den Kopiergeräten anmelden zu können. Wie Sie sich eine ID-Karte+PIN zuordnen, lesen Sie HIER.

 

Kleine FAQ

Ja. Das ist kein Problem, da die Karte bei der Anmeldung an den Geräten (Drucker/Kopierer) lediglich zur Identifikation des Benutzers verwendet wird. Das darauf befindliche Guthaben wird dabei nicht angetastet. Welches Konto belastet wird (die Kostenstelle oder auf dem Druckkonto selbst einbezahltes Guthaben), müssen Sie unter https://drucken.zdv.net/abrechnungskonto festlegen.
Nein, das ist nicht notwendig, da die Information über Abrechnungsobjekt/Kostenstelle nicht der Karte, sondern dem JGU-Account zugeordnet wird. Welches Konto belastet wird (welche Kostenstelle oder das individuelle Guthaben), müssen Sie aber vor dem Absenden eines Druckauftrags unter https://drucken.zdv.net/abrechnungskonto festlegen.
Was ist zu tun, wenn ein Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin ausscheidet?
Accounts für Mitarbeitende werden ab einer gewissen Zeit nach dem Ausscheiden inaktiv (abhängig von der Art der Beschäftigung, bei befristeten Verträgen mit dem Vertragsende). Damit wird auch die Berechtigung zum Drucken und Kopieren inaktiv. Sie können uns aber auch über das Ausscheiden  informieren, dann kann die Berechtigung für die betreffende Kostenstelle/Abrechnungsobjekt aktiv gelöscht werden. Dazu genügt es, wenn der oder die Verantwortliche für Kopierkarten in Ihrem Institut eine Mail an kopierer@uni-mainz.de sendet und darin den betreffenden JGU-Account und das Abrechnungsobjekt/Kostenstelle nennt.
Wenn ein Arbeitsplatzwechsel innerhalb der Universität stattfindet, bleibt im Normalfall der Account bestehen. Infomieren Sie uns daher bitte über das Ausscheiden, damit wir die Berechtigung zum Drucken und Kopieren über das entsprechende Abrechnungsobjekt/Kostenstelle löschen können.
Diese Meldung erscheint, wenn das Guthabenkonto zur Bezahlung ausgewählt ist, sich darauf aber kein ausreichendes Guthaben für den aktuellen Auftrag befindet. Mitarbeiter drucken/kopieren normalerweise ja über ein Abrechnungsobjekt/Kostenstelle, daneben gibt es aber auch noch die Möglichkeit, selbst Guthaben einzuzahlen. Diese ist standardmäßig vorausgewählt. Vor der ersten Benutzung des neuen Abrechnungssystems müssen Sie daher im Druck- und Kopiercenter (https://drucken.zdv.net)  über den Menüpunkt Kontoauswahl ein ihnen zugeordnetes Abrechnungskonto auswählen, erst danach wird dieses gewählte Konto dann beim Kopieren belastet.

 

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DocuWare

  1. Was ist DocuWare?
  2. Dienstleistungen des ZDV
  3. Sie möchten DocuWare nutzen?

Was ist DocuWare?

DocuWare ist das zentrale, vom ZDV betriebene DokumentenManagement-System (DMS) der Universität.
Das System steht für Fachbereiche und Einrichtungen der Universität zur Verfügung und wird sowohl für wissenschaftliche Zwecke, als auch für Verwaltungsdienste eingesetzt.

Das Dokumentenmanagement-System dient als zentrale Ablage, in der digitale Dokumente revisionssicher und langfristig archiviert werden, um jederzeit wieder auffindbar zu sein.

Alle im MACH-System eingetragenen Personen können automatisch auch auf das DocuWare-Archiv 'Finanzen' zugreifen - und dort diejenigen Dokumente aufrufen, auf deren Kostenstellen und Abrechnungsobjekte sie auch in MACH Zugriff haben. Mehr dazu siehe hier: → https://docuware-handbuch.zdv.uni-mainz.de/zugriff-auf-das-docuware-archiv-finanzen/

In DocuWare-Archiven werden PDF-Dokumente (in der Regel im → Format PDF/A) mit strukturierten Metadaten (Indexfeldern) abgelegt. Außerdem erfolgt für PDF-Dokumente eine automatische Volltext-Erkennung, so dass Suchen über den Volltext aller Dokumente ausgeführt werden können. Falls datenschutzrechtlich erforderlich, kann die Ablage auch in verschlüsselter Form erfolgen.
Dokumente und Daten können aus unterschiedlichsten Datenquellen in das System importiert werden. Sie können aus Anwendungen (z.B. MS Word und Acrobat Reader) direkt nach DocuWare 'gedruckt' werden. Außerdem können E-Mails (und ggf. Anhänge) aus Outlook als PDF-Dokumente in DocuWare abgelegt werden.
Der Schreib- und Lesezugriff erfolgt über den JGU-Account und kann für jedes Archiv durch unterschiedliche, von uns eingerichtete Berechtigungskonzepte gesteuert werden. Personen, die uns als Hauptverantwortliche für ein Archiv genannt werden, können die Berechtigungen für die Dokumentenrecherche bzw. Dokumentenablage selbst verwalten.

Das Befüllen der Metadaten und Indexfelder kann entweder manuell erfolgen (direkt bei der Ablage der Dokumente in das jeweilige Archiv), unmittelbar beim Import, oder als automatische, nächtliche Nachverschlagwortung (falls hierfür verwendbare Datenquellen verfügbar sind).

DocuWare kann Dokumente, für die in einem Archiv bestimmte Aufgaben anstehen (z.B. wenn Dokumente neu eingegangen sind und/oder Dokumente gelesen, bearbeitet oder abgestempelt werden müssen), automatisch in sogenannten Listen anzeigen, die für eine/n oder mehrere Bearbeiter sichtbar sind. Außerdem können automatisch E-Mail-Benachrichtigungen an DocuWare-Benutzer/-innen versendet werden, wenn ein oder mehrere Dokumente für sie vorliegen.

Für Projekte mit umfangreichem Dokumentaufkommen steht eine individuell konfigurierbare Scan-Software mit Barcode-Erkennung bereit.
Der Zugriff auf die Archivinhalte erfolgt plattformunabhängig über den Web-Browser.

Dienstleistungen des ZDV

Mehr Informationen zu DocuWare finden sie im → DocuWare-Handbuch für Universitäts-Angehörige
(Login mit JGU-Account erforderlich).

Wir beraten Sie gern hinsichtlich der Umsetzung Ihrer Anforderungen, richten Ihnen Archive inklusive Indexfeldern und Berechtigungskonzepten ein und konfigurieren das System bei Bedarf für automatische Importe bzw. für die Nachverschlagwortung.

Wir beraten außerdem, falls erforderlich, bezüglich einsetzbarer Scanner und leisten Support bei Fragen zum System.

Sie möchten DocuWare nutzen?

Wenn Sie für die Nutzung eines bereits bestehenden DocuWare-Archivs freigeschaltet werden möchten, wenden Sie sich am Besten direkt an den/die Hauptverantwortlichen des Archives Ihrer Abteilung oder Ihres Fachbereiches. Falls Sie dazu Auskünfte benötigen, können Sie sich auch an die DocuWare-Beratung des ZDV wenden (s. die rechte Spalte dieser Seite).

Falls Sie ein neues Archiv einrichten lassen möchten finden Sie hier den:

→ Antrag auf Einrichtung eines DocuWare-Archivs.

Eine Zusammenfassung der für die Neueinrichtung von Archiven zu klärenden Fragen finden Sie
→ in unserem Leaflet zur Einrichtung neuer Archive.

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